現在の業務内容について教えてください。

私たちは営業アシスタントとして、営業部の受発注業務や伝票処理、仕入先とのやり取りなどを担当しています。営業が外出している間にメールやFAXで届く注文に対応し、分かる範囲でお客様に直接回答することもあります。資材の手配が中心ですが、設備工事などの専門的な内容は営業に引き継ぎます。

営業を介さずにお客様とやり取りする場面も多く、スピード感と正確さが求められる業務です。海外事業に関しては別の担当者が対応しており、管理部内でも役割分担がしっかりされているため、それぞれが自分の業務に集中できる環境が整っています。

営業部との連携で意識していることは？

営業部との連携では、情報共有のタイミングとスピードを意識しています。営業が戻ってきた際や朝の時間に、前日までの業務の引き継ぎや報告を簡潔に行うようにしています。日中は社内にいる私たちがお客様からの問い合わせや注文に対応し、必要に応じて営業に確認を取る形です。

営業との雑談的なコミュニケーションは少ないですが、業務に関するやり取りは密に行っています。社内ではGoogleカレンダーを使って有休の予定を共有し、業務が重ならないように調整しているため、チーム全体でスムーズな連携が取れています。

仕事のやりがいを感じる瞬間は？

お客様や仕入先から「対応が早くて助かる」と言っていただけるときは、特にやりがいを感じます。見積もりや納期の回答は、可能な限りその日のうちに返すよう心がけています。回答に時間がかかりそうな場合は、事前に一報を入れるなど、相手の状況に配慮した対応を意識しています。

営業が外出している間も社内での業務が滞らないようにすることが私たちの役割であり、責任でもあります。当社では「即日対応」が基本方針として浸透しており、営業部と管理部が連携してスピード感を保っていることが、信頼につながっていると感じます。

職場の雰囲気や働きやすさについて教えてください。

管理部は女性中心のチームで、年齢もバラバラですが、和気あいあいとした雰囲気です。静かに集中して仕事をする時間と、ちょっとした雑談でリフレッシュする時間のメリハリがあり、働きやすい環境だと思います。

また、フリーアドレス制が導入されており、気分に合わせて席を選べるのも気分転換になります。中でも人気なのは120度デスクで、書類を広げやすく作業効率が高いと評判です。

応募や入社を検討している方へメッセージをお願いします。

Iさん

正直、仕事量は多く、覚えることもたくさんあって大変だと思います。でも、その中で自分のスキルを上げてお客様との関係を築ければ、必ずやりがいを感じられるはずです。毎月実施している社員研修などもあるので、未経験でも安心して成長できる環境があります。一緒に成長していきましょう。

Tさん

今年から新しい社屋となり、綺麗なオフィスで働けるようになりました。心なしか、以前よりも仕事への向き合い方も変わったように感じています。現在、当社では業務改善にも積極的に取り組んでいて、私の入社当時と比べて社内の雰囲気は大きく変わりました。全社員で働きやすく充実した会社づくりに取り組んでいるので、きっとやりがいが見つかると思います。